Zoom活用|宝の持ち腐れかも!?多彩な機能使いこなせていますか?
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Zoom活用|宝の持ち腐れかも!?多彩な機能使いこなせていますか?

2020年最も耳にしたWeb会議ツールの1つといえば米国発の「Zoom」。
今年1月にはアメリカのバイデン大統領による政権スタッフ約1,000人に向けた就任宣誓でもZoomが利用され話題になりました。

今や全世界で官民問わず利用されているZoomですが、なぜこんなにも支持されているのか。「モバイル回線の狭帯域でも安定した高い品質」「シンプルなユーザインタフェースと操作性」「アカウント非保有者もゲスト参加が可能」といった理由がよく取り上げられていますが、Zoomにはもう1つ大きな特長があります。

それは「40を超える多彩な機能」です。
本記事ではZoomが持つさまざまな機能を洗い出すとともに、それぞれの機能を活用したユースケースをいくつかご紹介します。

特に、打ち合わせや会議など双方向のビデオミーティングでしかZoomを使っていないという方、もしかすると宝の持ち腐れになってしまっているかもしれません。
ぜひ本記事を一読いただき、新たなZoom活用のヒントになれば幸いです。

[1] Zoomの機能は40を超える!?

2021年3月時点でZoomが有する機能(オプション含む)をざっと書き出してみましたが、みなさんはいくつの機能を使いこなしていますか?

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[2] Zoomをもっと様々なシーンで使ってみよう!

このたくさんの機能を使うと何ができるのでしょうか。
パッと挙げるだけでも次のようなシーンが思い浮かびます。

〇 気軽に相談・報告・雑談できる場作り
〇 オフィスや店舗の無人受付
〇 オンラインセミナー、ワークショップ
〇 会社説明会や採用面接、グループディスカッション
〇 オフィスや拠点への一斉情報配信(デジタルサイネージ)
〇 業務インフラのリモートサポート
など

2-1:ブレイクアウトルーム機能 

●社内研修・職場懇談会、採用活動に「グループディスカッション」
ミーティングの途中で参加者をグルーピング(最大50人)し、各グループ個別のミーティングを行うことができる機能で、グループごとの密なディスカッションやアイディア出しなどに適しています。タイマー設定もできるので、私たちも研修や職場懇談会をスムーズに進行できる機能としてよく利用しています。また、当社では採用選考にも利用しており、学生からも「快適にできた」とコメントもいただいています。

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2-2:Zoom Virtual Receptionist機能

●オフィスや店舗の無人受付(リモート対応)
Zoom Roomsの新機能「Zoom Virtual Receptionist」を利用すると、在宅やリモートワークでも受付業務を行うことができるようになります。またこのご時世において、非対面・非接触により受付担当者の安全確保にもつながります。

仕組みは非常にシンプルで、Zoom Rooms端末を受付に設置し、来訪者/来店者は受付端末をワンタップするだけで受付担当者を呼び出すことができます。

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2-3:ミーティング応用編

デジタルオフィスで気軽に相談・報告、時には雑談でリフレッシュ
テレワークが普及するにつれ、最も多く聞かれる課題が「コミュニケーション」。
これまではオフィスの見える場所に共に働くメンバがいたのでちょっとした相談や報告も気軽に声をかけることができたと思います。
しかし、リモートで働く場合はそれが容易にはできません。
話したい相手が今打ち合わせ中なのか、手が離せない作業中なのか、相手の顔だけでなく状況も見えないために躊躇してタイミングが掴めず、業務遂行の妨げになっているという経験をされている方も多いと思います。
上司よりも部下の立場の方がそれがより濃く感じられることでしょう。

そこで当社が実践しているのが、Zoomを活用したデジタルオフィスです。

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Zoomのミーティングルームをオフィスに見立てたデジタルオフィスに毎朝出社します。
毎日メンバと顔を合わせるだけでも安心感やチーム形成、モチベーション向上にもつながり、オフィスにいるときと同じように話したいときに話しかける状況を作り出すことができます。
時には雑談をしながら、同僚に相談をしたりと息抜きやリフレッシュの場としても機能します。

これはZoomミーティングライセンスだけでできる簡単な取り組みなので、是非明日から試しに実践してみてはいかがでしょうか。
もし課題や疑問などございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[3] さいごに

本記事では3つのユースケースをご紹介しましたが、Zoomはみなさんが思っている以上に多くのシーンで活躍できるポテンシャルを持っています。
せっかくある便利な機能を使わない手はないですよね。
ご相談などございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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