①皆様の会社ではすでに取り入れられているでしょうか？電子契約・合意の仕組み

どうしても印鑑に慣れ親しんでしまっている、サラリーマン/ウーマンからすると、わかってはいるけど、自社や取引先とのルールを変えてまでとなると二の足を踏んでしまっていた領域ですよね。

ただ、そうは言っていられないこのコロナ禍。
緊急事態宣言の期間中に、ハンコを押すために出社する人々がニュースで問題視されており、

各社の法務や調達、営業など、契約に関わる様々な方が、この状況を打破すべく調査しているようで「電子契約」や「DocuSign(ドキュサイン)」というワードは、国内でも新型コロナウィルスが騒がれ始めた2020年2月から、2倍程度の伸びを示しています。
※下記Goole Trends(グーグルトレンド)から分析

②DocuSignってどんなサービス？

全世界で56万社以上が採用し、数億人が署名する世界で一番使われている電子署名サービスです。
書類への押印・署名や郵送などの紙のプロセスをデジタルに置き換え、契約作業をペーパーレス化してインターネット上で完結できます。
ちなみに北米では、電子契約/署名することを「DocuSignする」と言うぐらい一般化されています。

※概要は下記動画+サイト
(動画は所管部門の若者が作成にトライしたようで、中のキャラクターは実際の部門の人をモチーフにしているようです😎👍)

③当社の導入背景

当社においては、以前より働き方改革やDX(デジタルトランスフォーメーション)を事業としており、本点推進する中で、契約書等の働く場所を限定される紙媒体は変革を行うべき対象でした。
利用するサービスを検討する際、当社のDX全般に対する考えとしての特徴もあるのですが、
△「・・が楽になるので、クラウドサービスを導入した」　
〇「プロセスの自動化を図るために、連携/利用しやすいクラウドサービスを導入した」

という観点を持っています。つまり「連携性が重要！」なのです。
そうなると、世界中で利用されており、様々なサービスとの接続(オンプレ含む)が可能な「DocuSign　が当社にとっては最良の選択」となりました。

※例：共有や格納も踏まえた連携イメージ

④当社で始めた適用業務

まずは、年間8,000件超の契約を紙で行っている調達部門で開始されました。
背景として、当社は昨年より首都圏に7箇所の分散オフィスを設置し、バックオフィス部門のリモート/分散ワーク化を進めていました。ただ、そこで課題となるのは「紙」の存在。
元々調達部門では、社内/社外における「契約前の製本/印紙/郵便などのプロセスにかかる時間」「契約後の管理/検索/更新確認などにかかる時間」の「紙に縛られる時間」を強く課題と認識しており、「世間/社内の制度や理解の状況も変わってきた」こともあり、これを機に始めてみようとなりました。

⑤課題

構築において課題となると考えられていたのは、大きく2点。「システム」と「取引先との調整」でした。

システムの、「オンプレの社内ワークフローシステムとどう連携するか」については、実は杞憂で終わり、連携も非常にスムーズで約3か月でシステム連携が完了しました。※「製品主幹部門、法務、システム部門等、チーム体制の構築」が後から考えるとポイントでした。

それ以上の課題となるのは「取引先の相手に電子合意・契約の利用を理解してもらうこと」でした。
その際に特別なことというものは無く「丁寧なコミュニケーション」を心がけ、以下のことを実行しました。

①案内状の送付　※システム部門からでは無く、調達部門が直接送付
②使い方やマニュアルの作成
③取引先からの質問に対応できる体制を敷く
④取引先のメリットを説明(効率化/コンプライアンス対応によるリスク低減)

上記や、「直感的な操作性でただ署名するだけ」のため、実は③について、操作方法についてのお問い合わせはほとんど発生せず、
こちらからお願いしているにも関わらず、
皆様非常に喜んで頂いていており、コロナ禍で押印のために出社せずに済みますと、お礼を頂くこともありました。

※フロー参考：送付も署名も簡単！！！　それぞれ3ステップのみ！
●送信(依頼)

●受信(署名)

⑥現在出ている効果

下記のような効果が出すことができたので、全社導入に向けての準備を進めています。
①契約処理　「2～3週間→1～2日に短縮」
②印紙代　「年間約130万円削減」

+α　取引先企業様とのロイヤリティ向上
+α　新しいサービス/フローを積極的に、活用/採用することで「部門に変化するマインドが定着し」、年齢関係なく、「こうしたらもっと良くなるんじゃないか？」「こういうフローはどうか？」と提案してくれるようになった

⑦これからの広がり

調達部門では、契約のデータを自動連携でbox(コンテンツコラボレーションサービス)に格納しており、今後は契約における更新時期や金額等、様々な場面への「データの活用」を進めようと検討しています。

また、Docusignは基本的に、「合意における署名や押印」と幅広い分野の利用が可能なため、契約書だけではなく、「注文書、検収書、社内書類における承認(すでに部門書類によっては移行済み)」など、様々な合意においてのデジタル化が見込めます。
さらに、様々なサービスとの連携が可能なため、
「一例：検収書に署名を頂く→自動でCRMツールの商談に受領済みのフラグを立てる→請求書の自動発行を行う」などといった、より「プロセスの自動化」を追求していきたいと考えています！
※本点、社内での他機能リリース時に別途noteで取り上げさせて頂こうと思います

⑧+α　もっと自由かつ簡単に自動化をしたい方

海外ではクラウドサービス同士を簡単に接続し、プロセスの自動化ができる iPaaSという分野が盛り上がっています。当社でも「Workato」という製品の活用と販売を行っているのですがよろしければ、こちらもご覧ください。

⑨最後に

現在「新しい生活様式」「ニューノーマル」と言った言葉が世間で話題となっておりますが、我々が働く上で、本サービスのようなものが当たり前に使われることで、少しでも皆様にとっての、ありたい時間や姿に近づければと考えております。

本日の記事は小尾が作成いたしました！

ご協力頂いた方　※テレワークにつきZoomにて取材しました
調達本部　藤沼 義貴さん　尾花 淳子さん 
デジタルソリューション事業本部　木村 茂基さん